اخبار اليوم : تنظيم الفعاليات.. "تركي العيار" يقدّم ورشة تدريبية في مكتبة الملك عبدالعزيز بالتفصيل

قدم الدكتور تركي بن فهد العيار، أستاذ الإعلام بجامعة الملك سعود وعضو منتدى الخبرة السعودي، مساء أمس السبت ورشة عمل متخصصة حول تنظيم الفعاليات، وذلك في مكتبة الملك عبدالعزيز العامة بالمربع، ضمن البرنامج الثقافي لعام 2025، بالتعاون مع وحدة العلاقات المجتمعية بكلية العلوم الإنسانية والاجتماعية بجامعة الملك سعود. وشهدت الورشة حضورًا مكثفًا من المتدربين والمتدربات المهتمين بمجال إدارة الفعاليات وتنظيمها.

واستهل د. العيار الورشة بتوضيح مفهوم تنظيم الفعاليات، مشيرًا إلى أنه عملية تخطيط وتنفيذ الأنشطة التي تجمع المشاركين لهدف محدد، سواء كان ترفيهيًا، تعليميًا، اجتماعيًا، ثقافيًا، رياضيًا، أو تجاريًا. وأكد أن نجاح أي فعالية يعتمد على التخطيط الدقيق والتنسيق المحكم لضمان تحقيق أهدافها، والتي تشمل:

تعزيز التواصل وبناء العلاقات

نشر الوعي والتثقيف

التسويق والترويج

الترفيه والتسلية

جمع التبرعات

تحفيز التفاعل المجتمعي

الاحتفال بالإنجازات

تنمية المهارات وبناء القدرات

وتطرّق د. العيار إلى الخطوات العملية لتنظيم الفعاليات، مشيرًا إلى أن كل مرحلة تتطلب دقة في التنفيذ لضمان نجاح الحدث، وتشمل:

تحديد الأهداف والغايات

تحديد الميزانية

اختيار المكان والزمان المناسبين

تشكيل اللجان التنظيمية، والتي تتضمن:

لجنة التخطيط والتنظيم

اللجنة المالية

اللجنة الإعلامية

لجنة العلاقات العامة

لجنة البرامج والأنشطة

لجنة التسويق والرعايات

اللجنة الفنية

لجنة الأمن والسلامة

لجنة المتابعة والتقييم

التنسيق مع الموردين والشركاء

التسويق والترويج للفعالية

تنظيم مؤتمر صحفي (إن لزم الأمر)

التسجيل وإعداد المكان

تنفيذ الفعالية

التقييم والمتابعة بعد انتهاء الحدث

وناقش د. العيار أبرز التحديات التي يواجهها منظمو الفعاليات، موضحًا أن التغلب عليها يتطلب التخطيط المبكر ووضع استراتيجيات بديلة، ومن بين هذه التحديات:

التخطيط المتأخر أو غير الكافي

الميزانية المحدودة

المشاكل اللوجستية

ضعف التسويق والترويج

المشاكل التقنية

التنسيق بين الفرق المختلفة

إدارة الحضور والمشاركين

التعامل مع الطوارئ أو الحوادث غير المتوقعة

البحث عن الشركاء والرعاة المناسبين

الالتزام بالوقت وإدارة جدول الفعالية

التأثيرات الخارجية غير المتوقعة

وأكد د. العيار أن نجاح الفعاليات يعتمد على مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة، والتي تساعد في تفادي العقبات وضمان تنفيذ سلس، ومن أبرزها:

التخطيط المبكر والتجهيز المسبق

إعداد ميزانية مرنة

تنفيذ خطة تسويقية قوية قبل الفعالية

التنسيق الجيد بين اللجان المختلفة

توفير خطط للطوارئ

إجراء مراجعة شاملة للجوانب التقنية والتنظيمية

واختُتمت الورشة بجلسة تفاعلية تم خلالها فتح باب النقاش أمام الحضور للإجابة عن استفساراتهم ومشاركة تجاربهم الشخصية. كما تم تنفيذ عدد من التمارين التطبيقية التي مكّنت المشاركين من اكتساب خبرة عملية في التخطيط والتنفيذ الفعلي للفعاليات.

وعبّر المشاركون عن استفادتهم الكبيرة من الورشة، حيث تعرّفوا على أفضل الممارسات في تنظيم الفعاليات، واكتسبوا مهارات متقدمة في التخطيط والتنفيذ. وأكد د. تركي العيار أن نجاح أي فعالية يعتمد على التخطيط السليم، والتنظيم المحكم، والقدرة على التعامل مع المستجدات الطارئة أثناء التنفيذ.